2019年11月4日至8日，以國(guó)家檔案局技(jì )術部主任黃麗華為(wèi)團長(cháng)的中(zhōng)國(guó)檔案代表團，赴韓國(guó)參加了聯合國(guó)教科(kē)文(wén)組織世界記憶項目第二次區(qū)域間會議——“保護和利用(yòng)數字遺産(chǎn)大會”。

黃麗華在首場報告中(zhōng)作(zuò)了題為(wèi)《中(zhōng)國(guó)檔案數字化的策略與實施及電(diàn)子檔案管理(lǐ)情況介紹》的報告。本期國(guó)際檔案界将報告全文(wén)分(fēn)享給讀者，以期加深對我國(guó)電(diàn)子檔案管理(lǐ)現狀的認識。

Part1  中(zhōng)國(guó)檔案數字化策略與實施

（一）中(zhōng)國(guó)檔案數字化策略

1.把檔案數字化納入中(zhōng)國(guó)檔案事業發展規劃

2000年至2016年間中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局先後制定的4個全國(guó)檔案事業發展五年計劃，以及2002年制定的《全國(guó)檔案信息化建設實施綱要》都提出要加快傳統檔案的數字化工(gōng)作(zuò)。由此，極大促進了各地的檔案數字化進程。

 

2.制定檔案數字化标準規範

為(wèi)指導各級檔案部門科(kē)學(xué)規範地開展檔案數字化工(gōng)作(zuò)，中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局高度重視檔案數字化相關标準規範建設。2005年制定了《紙質(zhì)檔案數字化技(jì )術規範》；2009年制定了《縮微膠片數字化技(jì )術規範》；2014年印發了《檔案數字化外包安(ān)全管理(lǐ)規範》《數碼照片歸檔與管理(lǐ)規範》；2017年制定了《錄音錄像檔案數字化規範》《紙質(zhì)檔案數字化規範》《紙質(zhì)檔案縮微數字一體(tǐ)化技(jì )術規範》，以指導傳統載體(tǐ)檔案數字化相關工(gōng)作(zuò)開展。

 

3.通過數字檔案館建設加快推進傳統載體(tǐ)檔案數字化進程

2010年，中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局印發了《數字檔案館建設指南》，指出傳統載體(tǐ)檔案數字化是數字檔案館建設的重要基礎性工(gōng)作(zuò)。2013年組織召開全國(guó)數字檔案館（室）建設推進會，提出實施“存量數字化、增量電(diàn)子化”戰略。2014年印發《數字檔案館系統測試辦(bàn)法》，在檔案數字化方面規定“尚未完成建立涵蓋全部館藏文(wén)件級目錄數據庫的”以及“館藏紙質(zhì)檔案數字化率不達标的”不得申請參加測試，有(yǒu)力促進了傳統載體(tǐ)檔案數字化進程。

（二）中(zhōng)國(guó)檔案數字化取得的成果

 

經過20年的努力，中(zhōng)國(guó)檔案數字化取得了顯著成果。在中(zhōng)央一級，中(zhōng)國(guó)第一曆史檔案館已完成800萬件約8000萬頁(yè)檔案數字化工(gōng)作(zuò)，占館藏資源總數的80%。在省一級，浙江省檔案館完成近6000萬頁(yè)，占館藏資源總數超過70%；雲南省檔案館完成1.12億頁(yè)，占館藏資源總數的80%；青島市檔案館館藏檔案基本全部實現數字化。在縣（市）一級，上海17個區(qū)縣檔案館檔案數字化已超過80%，部分(fēn)區(qū)已完成全部館藏檔案數字化。江蘇省太倉市、内蒙古自治區(qū)伊金霍洛旗、湖(hú)北省十堰市檔案館都已完成館藏檔案數字化工(gōng)作(zuò)。根據2018年《全國(guó)檔案事業基本情況年報》統計，全國(guó)各級各類檔案館館藏檔案數字化1556.4萬GB。

 

（三）中(zhōng)國(guó)檔案數字化發揮的作(zuò)用(yòng) 

1.更好地保護了檔案原件

       通過檔案數字化，将傳統的檔案對象轉化為(wèi)數字檔案信息，開拓了檔案數字化管理(lǐ)新(xīn)形式，極大地減少了檔案原件的使用(yòng)頻率，使檔案原件得到了更大程度的保護。

 

2.降低了檔案利用(yòng)的勞動強度和成本

 

        檔案數字化使查詢利用(yòng)檔案資料變得非常方便快捷，免去了利用(yòng)檔案資料時提調檔案、出入庫和統計時逐件逐頁(yè)清點檔案的煩瑣，減少了因反複打印複印造成的紙張浪費和人力浪費，有(yǒu)效降低了檔案工(gōng)作(zuò)的勞動強度。

 

3.提高了檔案服務(wù)效率和管理(lǐ)水平

 

檔案數字化為(wèi)實現通過網絡進行高效檢索、儲存閱讀電(diàn)子檔案以及應用(yòng)信息技(jì )術管理(lǐ)檔案奠定了基礎，極大地提高了檔案部門的服務(wù)效率、服務(wù)能(néng)力和檔案信息化管理(lǐ)水平。

 

4.促進了檔案館轉型升級 

檔案數字化促進了檔案工(gōng)作(zuò)由傳統的管理(lǐ)、利用(yòng)模式向現代的管理(lǐ)、利用(yòng)模式轉變，使檔案館實現了真正意義上的現代化。目前，檢驗一個檔案館是否實現現代化轉型，關鍵要看其傳統載體(tǐ)檔案是否較高程度地完成了數字化、是否通過網絡提供利用(yòng)、能(néng)否提供系統檢索和實現社會共享。

 

 

Part 2 中(zhōng)國(guó)電(diàn)子檔案管理(lǐ)情況

（一）國(guó)家電(diàn)子檔案管理(lǐ)總體(tǐ)要求

 中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局緊跟國(guó)家信息化發展步伐，主動參與和主導國(guó)家政策中(zhōng)有(yǒu)關電(diàn)子檔案管理(lǐ)要求的制定。2019年4月公(gōng)布的國(guó)務(wù)院《關于在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)的若幹規定》提出：“政務(wù)服務(wù)機構應當對履行職責過程中(zhōng)形成的電(diàn)子文(wén)件進行規範管理(lǐ)，按照檔案管理(lǐ)要求及時以電(diàn)子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規另有(yǒu)規定外，電(diàn)子文(wén)件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理(lǐ)要求的電(diàn)子檔案與紙質(zhì)檔案具(jù)有(yǒu)同等法律效力。” 

        在《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法（修訂草(cǎo)案）》中(zhōng)增設檔案信息化章節，明确各級人民(mín)政府應當将檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電(diàn)子檔案、傳統載體(tǐ)檔案數字化成果等檔案數字資源的安(ān)全保存和有(yǒu)效利用(yòng)。不得僅因為(wèi)電(diàn)子檔案采用(yòng)電(diàn)子形式而否認其法律效力，具(jù)有(yǒu)法律效力的電(diàn)子檔案可(kě)以以電(diàn)子形式作(zuò)為(wèi)憑證使用(yòng)。

（二）電(diàn)子檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的開展

1.電(diàn)子文(wén)件歸檔

2016年，中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局制定了《電(diàn)子文(wén)件歸檔與電(diàn)子檔案管理(lǐ)規範》，從電(diàn)子文(wén)件歸檔範圍、收集與整理(lǐ)、歸檔方式、歸檔格式以及電(diàn)子檔案管理(lǐ)等方面提出要求。為(wèi)對接國(guó)家黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)系列标準，解決黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔的問題，2019年，中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局完成了《黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔規範（征求意見稿）》的研究起草(cǎo)工(gōng)作(zuò)，目前已提交國(guó)家标準化管理(lǐ)委員會，正在向全國(guó)征求意見。待該标準頒布，即可(kě)較好實現黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)從形成、辦(bàn)理(lǐ)到歸檔、保管、利用(yòng)的全流程規範管理(lǐ)。

值得一提的是，随着無紙化辦(bàn)公(gōng)、無紙化交易越來越普遍，中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局大

2.電(diàn)子檔案移交接收

2012年，中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局印發《電(diàn)子檔案移交接收辦(bàn)法》，提出了電(diàn)子檔案移交接收流程、數據結構、移交接收方式等要求，在6省市檔案館進行了電(diàn)子檔案移交和接收試點，取得了良好成效。

2014年，國(guó)家檔案局印發的《數字檔案館系統測試辦(bàn)法》對接收電(diàn)子檔案的數量及質(zhì)量提出了明确要求。在數字檔案館建設相關政策的推動下，很(hěn)多(duō)地方的檔案部門依托區(qū)域電(diàn)子政務(wù)網絡實現了電(diàn)子檔案在線(xiàn)接收。2018年，中(zhōng)國(guó)各級綜合檔案館共保存有(yǒu)包括數碼照片、音視頻在内的電(diàn)子檔案127.7萬GB。

 

3.電(diàn)子檔案長(cháng)期保存 

2017年，中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局印發《電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統基本功能(néng)規定》，對電(diàn)子檔案安(ān)全管理(lǐ)及長(cháng)期保存提出了明确要求。中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局還發布了《電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)系統通用(yòng)功能(néng)要求》《數碼照片檔案管理(lǐ)規範》《照片類電(diàn)子檔案元數據方案》《檔案信息系統運行維護規範》《檔案關系型數據庫轉換為(wèi)XML文(wén)件的技(jì )術規範》《電(diàn)子檔案管理(lǐ)基本術語》《文(wén)書類電(diàn)子檔案檢測一般要求》等十幾項技(jì )術标準。

在電(diàn)子檔案備份方面，各級檔案部門采取在線(xiàn)、近線(xiàn)、離線(xiàn)等方式，使用(yòng)磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)，對檔案數據進行備份。對于一些重要電(diàn)子檔案數據，一些地方使用(yòng)縮微膠片進行備份保存。各級檔案部門一直深入貫徹中(zhōng)國(guó)國(guó)家檔案局提出的重要檔案異質(zhì)異地備份的要求，利用(yòng)“結對子”的備份機制，全國(guó)副省級市以上檔案部門基本完成了互為(wèi)對方重要檔案數據備份基地的工(gōng)作(zuò)。

 

（三）電(diàn)子檔案的共享利用(yòng) 

 

        目前，全國(guó)副省級市以上檔案部門基本能(néng)夠通過局域網、政務(wù)網、互聯網“三網”平台開展電(diàn)子檔案信息服務(wù)，許多(duō)地市級和縣區(qū)級檔案館建成局域網平台或啓動了局域網平台建設，大多(duō)數縣區(qū)級以上檔案館都在互聯網上擁有(yǒu)網站或主頁(yè)，以開展不同程度的檔案查詢利用(yòng)服務(wù)。一些地方建立了區(qū)域性的檔案數據中(zhōng)心，進行“一站式”的遠(yuǎn)程查詢利用(yòng)。長(cháng)三角區(qū)域民(mín)生檔案共享查詢機制取得了很(hěn)好的實際應用(yòng)效果。

        檔案數字化和電(diàn)子檔案管理(lǐ)是檔案部門順應時代潮流、緊跟時代步伐的重要舉措，将進一步推動社會進步與人類文(wén)明發展。中(zhōng)國(guó)檔案同行願同全球檔案機構和檔案工(gōng)作(zuò)者進一步加強聯系，攜手為(wèi)人類記憶的可(kě)持續發展和構建人類命運共同體(tǐ)貢獻自己的經驗和智慧。