傳統的紙質(zhì)會計檔案保管具(jù)有(yǒu)成本高、易損毀等缺點，近年來，随着各單位信息化水平和精(jīng)細化管理(lǐ)程度的日益提升，越來越多(duō)的會計憑證、賬簿、報表以及購(gòu)銷合同等會計資料以電(diàn)子形式産(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電(diàn)子會計檔案。那麽，電(diàn)子會計檔案在歸檔保管中(zhōng)應注意哪些問題呢(ne)？

01

電(diàn)子會計資料屬于會計檔案嗎？

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中(zhōng)接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務(wù)事項的，具(jù)有(yǒu)保存價值的文(wén)字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電(diàn)子設備形成、傳輸和存儲的電(diàn)子會計檔案。

02

單位内部形成的屬于歸檔範圍的電(diàn)子會計資料必須紙質(zhì)打印歸檔保管嗎？

同時滿足下列條件的，單位内部形成的屬于歸檔範圍的電(diàn)子會計資料可(kě)僅以電(diàn)子形式保存，形成電(diàn)子會計檔案：1.形成的電(diàn)子會計資料來源真實有(yǒu)效，由計算機等電(diàn)子設備形成和傳輸；2.使用(yòng)的會計核算系統能(néng)夠準确、完整、有(yǒu)效接收和讀取電(diàn)子會計資料，能(néng)夠輸出符合國(guó)家标準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、财務(wù)會計報表等會計資料，設定了經辦(bàn)、審核、審批等必要的審簽程序；3.使用(yòng)的電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統能(néng)夠有(yǒu)效接收、管理(lǐ)、利用(yòng)電(diàn)子會計檔案，符合電(diàn)子檔案的長(cháng)期保管要求，并建立了電(diàn)子會計檔案與相關聯的其他(tā)紙質(zhì)會計檔案的檢索關系；4.采取有(yǒu)效措施，防止電(diàn)子會計檔案被篡改；5.建立電(diàn)子會計檔案備份制度，能(néng)夠有(yǒu)效防範自然災害、意外事故和人為(wèi)破壞的影響；6.形成的電(diàn)子會計資料不屬于具(jù)有(yǒu)永久保存價值或者其他(tā)重要保存價值的會計檔案。

03

單位從外部接收的電(diàn)子會計資料能(néng)否僅以電(diàn)子形式歸檔保存？

滿足《會計檔案管理(lǐ)辦(bàn)法》第八條規定條件，單位從外部接收的電(diàn)子會計資料附有(yǒu)符合《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)電(diàn)子簽名(míng)法》規定的電(diàn)子簽名(míng)的，可(kě)僅以電(diàn)子形式歸檔保存，形成電(diàn)子會計檔案。

04

電(diàn)子會計檔案移交時應注意哪些問題？

電(diàn)子會計檔案移交時應當将電(diàn)子會計檔案及其元數據一并移交，且文(wén)件格式應當符合國(guó)家檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關規定。特殊格式的電(diàn)子會計檔案應當與其讀取平台一并移交。單位檔案管理(lǐ)機構接收電(diàn)子會計檔案時，應當對電(diàn)子會計檔案的準确性、完整性、可(kě)用(yòng)性、安(ān)全性進行檢測，符合要求的才能(néng)接收。

05

電(diàn)子會計檔案的銷毀時應注意哪些問題？

除滿足紙質(zhì)會計檔案銷毀程序以外，電(diàn)子會計檔案的銷毀還應當符合國(guó)家有(yǒu)關電(diàn)子檔案的規定，并由單位檔案管理(lǐ)機構、會計管理(lǐ)機構和信息系統管理(lǐ)機構共同派員監銷。

06

保管期滿但涉及其他(tā)未了事項的電(diàn)子會計檔案如何處理(lǐ)？

保管期滿但未結清的債權債務(wù)會計憑證和涉及其他(tā)未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷，電(diàn)子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為(wèi)止。

07

單位之間交接會計檔案時，電(diàn)子會計檔案應如何處理(lǐ)？

電(diàn)子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電(diàn)子會計檔案應當與其讀取平台一并移交。檔案接受單位應當對保存電(diàn)子會計檔案的載體(tǐ)及其技(jì )術環境進行檢驗，确保所接收電(diàn)子會計檔案的準确、完整、可(kě)用(yòng)和安(ān)全。

08

電(diàn)子會計檔案的保管期限是多(duō)久？

電(diàn)子會計檔案的保管期限與紙質(zhì)會計檔案保管期限一緻。會計檔案的保管期限分(fēn)為(wèi)永久、定期兩類。定期保管期限一般分(fēn)為(wèi)10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。